SOPs

Liebes Praxisteam, bitte lest euch die folgenden Informationen sorgfältig durch. Vielen Dank!

1.) Plattform

In eurem Aniva-Dashboard könnt ihr unter anderem:

• Termine einsehen

• den Aniva-Support kontaktieren

• organisationelle Einstellungen vornehmen

Ihr loggt euch mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort ein, die ihr beim Setup bekommen habt.
Wenn euch die Zugangsdaten fehlen, meldet euch bei uns unter [email protected].

2.) Material

Ihr solltet folgendes Material von uns erhalten haben:

• Sarstedt Serum-Monovetten 7,5 ml mit Trenngel (01.1602.001)

• Sarstedt EDTA-K3-Monovetten 3,4 ml (04.1914.001)

• Sarstedt GlucoEXACT-Monovetten 3,1 ml (05.1074.001)

• Safety-Multifly®-Kanülen 21G (85.1638.235)

• Etikettenbögen mit Laborauftrags-Barcodes

• Versandmaterial (Probenbeutel, Versandtaschen)

• Give-aways für Kund:innen (z. B. Snacks, Flyer, Olivenöl) – schau in deinem Dashboard nach, was dein Standort auf Lager haben sollte

• (bald) Aniva-Pflaster

3.) Terminbuchung

• Aniva-Kundinnen und -Kunden buchen ihre Termine über unser Terminbuchungstool Zeeg

• Ein Termin dauert 15 Minuten

• Termine können in 15-Minuten-Intervallen

• Buchungen sind frühestens 20 Stunden im Voraus

• Du erhältst automatisch eine E-Mail, wenn:

  • eine neue Buchung gemacht wird

  • ein Termin verschoben wird (z. B. wegen Krankheit)

• Du siehst alle Termine in deinem Admin-Dashboard

Bitte nimm Änderungen an Öffnungszeiten oder Verfügbarkeiten über das Aniva-Dashboard vor oder kontaktiere uns direkt dort.

So sieht die E-Mail (Terminbestätigung) für dich aus:

4.) Vor der Blutentnahme

• Im Aniva-Dashboard kannst du die benötigten Röhrchen für jede Kundin und jeden Kunden sehen

• ⚠️ Wenn du unsicher bist, welche Röhrchen benötigt werden (z. B. wegen eines Systemproblems): Zieh immer das Standard-Set ab: 3x Serum, 2x EDTA, 1x GlucoEXACT

• Bereite die passenden Röhrchen vor, bevor die Kundin oder der Kunde ankommt

• Wähle ein beliebiges Etikettenblatt aus

• Bitte gib der Kundin oder dem Kunden bei der Ankunft ein Glas Wasser

• Das Ziel ist fast keine Wartezeit: idealerweise gehen Kundinnen und Kunden direkt in den Blutentnahmeraum oder beginnen die Blutentnahme innerhalb von 5 Minuten

Beispiel-Etikettenbogen:

5.) Blutentnahme

Reihenfolge der Blutentnahme

1. Serum

2. LiHep

3. EDTA

4. Glukose

Alle Proben können bei Raumtemperatur bis zur Abholung gelagert werden.

Röhrchen

🟤 Serum

• 30 Minuten bei Raumtemperatur stehen lassen (zum Gerinnen)

• 10 Minuten bei 3.000 × g zentrifugieren 🌀

• Kein Abpipettieren nötig (Trenn-Gel vorhanden)

🟠 LiHep

• Die Probe durch sanftes Kippen 8–10-mal mischen (auf den Kopf stellen und wieder zurück — nicht schütteln)

🔴 EDTA

• Die Probe durch sanftes Kippen 8–10-mal mischen (auf den Kopf stellen und wieder zurück — nicht schütteln)

⚪ Glukose

• Bei 3.000 × g für 10 Minuten zentrifugieren 🌀

6.) Nach der Blutentnahme

• Handout-Artikel: Nach der Blutabnahme prüfst du im Dashboard, ob es Artikel gibt, die du dem Kunden aushändigen sollst (z. B. Snack, Flyer, Olivenöl). Die angezeigten Artikel sind kundenspezifisch und hängen davon ab, was an deinem Standort vorrätig ist. Wenn zutreffend, klebst du außerdem das Aniva-Pflaster auf.

• Die Röhrchen müssen direkt nach der Blutabnahme beschriftet werden.
  Es ist egal, welches Etikett du verwendest (Ignoriere die EDTA/Serum-Beschriftung).
  Wichtig ist, dass die ersten 10 Ziffern der Nummer für jeden Kunden identisch sind.

• Beschriftung: Der Barcode muss in der Mitte des Röhrchens aufgeklebt werden. Pro Röhrchen nur 1 Barcode. Barcodes, die zu hoch, zu tief oder schief aufgeklebt sind, können nicht automatisch verarbeitet werden.

  

• Gib die 10-stellige Labor-ID im Dashboard ein und bestätige, dass die Blutabnahme erfolgreich war.
  ℹ Der Barcode hat 12 Stellen – die letzten 2 (Röhrchennummer) kannst du ignorieren. Nur die ersten 10 (Labor-ID) sind wichtig.

• Zentrifugieren: Stelle die Röhrchen ab, zentrifugiere sie und pipettiere, falls nötig, ab (siehe hier).

• Verpackung: Lege die Proben in den Plastikbeutel mit der saugfähigen Einlage und verschließe ihn sorgfältig.
  Dann lege den Plastikbeutel in den Versandumschlag und verschließe ihn.

• Versand: Der Fahrer kommt ab 30 Minuten nach der letzten Blutabnahme innerhalb eines 2-stündigen Zeitfensters. Der Fahrer bringt das Rücksendeetikett mit.

7.) Falls es Probleme gibt

Bitte schreib uns, sobald es irgendwelche Probleme gibt, im Admin-Dashboard. Einige Beispiele:

• Patient ist nicht innerhalb von 30 Minuten nach der vereinbarten Uhrzeit gekommen

• Andere Probleme während oder nach der Blutentnahme

• Fahrer ist nicht innerhalb von 3 Stunden nach der Blutentnahme oder innerhalb deiner Abholzeit gekommen

8.) Abrechnung

• Bitte schick deine Rechnungen entweder an unser Hauptlabor (falls das bisher dein Vorgehen war), oder – wenn dein Vertrag direkt mit Aniva besteht, bekommst du von uns jeden Monat eine Gutschrift.

• Wenn du Fragen zur Abrechnung hast, kannst du Aniva direkt über das Dashboard kontaktieren (öffne den Support-Chat über die Sprechblase unten rechts)